“在行政采購行業(yè)多年,我認為行政采購工作最核心的價值在于兩方面,一是有效降低公司的成本、優(yōu)化公司的成本結(jié)構(gòu),二是保障公司流程的合規(guī)性,滿足上市公司對于財務審計等環(huán)節(jié)的要求。”

(資料圖片僅供參考)

作為新氧行政部門的負責人,關亮曾先后在海航、國美、獵聘等眾多國內(nèi)知名企業(yè)工作過,是行政采購行業(yè)的一位老兵。多年的從業(yè)經(jīng)歷,讓關亮對行政采購工作有著自己充分且獨特的理解,也能夠?qū)⒉煌尽⒉煌袠I(yè)的優(yōu)秀經(jīng)驗融匯到自己當下工作中,為公司的降本增效和創(chuàng)新發(fā)展提供支持。

增專票秒開、系統(tǒng)自動對賬京東企業(yè)業(yè)務讓采購管理更合規(guī)

對于行政部門的采購來說,合規(guī)是開展工作的基礎。關亮認為,采購合規(guī)不僅要讓所有的采購行為符合公司規(guī)定的流程,還要能夠及時發(fā)現(xiàn)流程中存在的風險點、主動改進,提升公司經(jīng)營管理效率。

2018年9月,關亮初入新氧,當時行政部的采購多數(shù)是通過線上個人商家進行,這類商家一般只提供普通發(fā)票,并不能完全符合公司財務合規(guī)結(jié)算的要求,時常會出現(xiàn)反復溝通,采購效率得不到提升。“曾經(jīng)歷過一次部門在某電商平臺上采購了一批辦公物資,因為對方開具的發(fā)票并不合規(guī),導致無法通過財務的審核、無法結(jié)賬報銷。”針對這類問題,關亮將以往在采購合規(guī)化管理方面的成功經(jīng)驗,帶到了新氧采購業(yè)務中。

入職新氧以后,關亮開始在部門內(nèi)推行通過京東企業(yè)業(yè)務進行物資采購。“在此前的幾家公司里,我就經(jīng)常使用京東,除了眾所周知的品質(zhì)有保障、運輸時效快以外,在結(jié)算環(huán)節(jié),京東企業(yè)業(yè)務還能夠直接開具增值稅專用發(fā)票,并且可以實現(xiàn)‘一單一票一款’,每個訂單均可系統(tǒng)自動對賬、核銷,有效避免發(fā)票錯開、漏開問題。此外,京東的發(fā)票速度也很快,在提交開票申請后電子發(fā)票就能‘秒開’,大大提高后續(xù)的財務對接效率。”關亮說道,“如今在新氧,我所在部門負責的電視、微波爐、冰箱、空調(diào)、空氣凈化器等電器設備類的實物物資以及辦公耗材基本全部都在京東企業(yè)業(yè)務購買,甚至很多都是京東京造的產(chǎn)品,這對我們采購合規(guī)起到了重要的推動作用。”

通盤思考、優(yōu)化策略采購降本既要有努力、也要講方法

在保障采購合規(guī)性的同時,落實降本增效也是關亮的重要任務。據(jù)關亮介紹,新氧從成立之初就秉持著“降本增效”的經(jīng)營原則,行政部更是從工作的方方面面去挖掘降本提效的空間。在他看來,降本并不是一味地尋求低價,關鍵在于如何從全局出發(fā)制定更優(yōu)的采購策略,這需要采購人對于采購有著通盤思考。

關亮分享了一個例子。2019年上半年,新氧辦公地址從望京Soho搬到來廣營科技中心,辦公區(qū)的裝修改造涉及一系列采購,包含了硬裝類裝修、弱電工程、空調(diào)改造、消防改造等,類目龐雜、金額很大,每一步都要非常謹慎。關亮作為總負責人,全程跟進了裝修采購工作。“裝修是一個很考驗個人經(jīng)驗的工作,如果前期工作做的不夠細,后期會產(chǎn)生大量的增項,在我看來增項如果是超過一定百分比,實際上這個項目來說行政就是不合格的。”關亮表示。

為了確保此次裝修采購的成本控制,關亮帶領行政部花了整整一個半月時間進行前期調(diào)研,每天和不同的供應商開會溝通、審核資質(zhì),接下來的一個月每天也在加班做標書、開招標會、定標、簽合同。“用了將近3個月時間,我們才為每一個裝修項目挑選出了最合適的供應商。最終實際產(chǎn)生的費用也和我們前期的立項預算幾乎保持一致。”

根據(jù)上述項目的經(jīng)驗,為了降低公司相關采購項目的不必要增項費用,在保證物資質(zhì)量的基礎上,關亮對部門其他的采購項目都進行了合理性采購的調(diào)整,以實現(xiàn)成本的降低。 “對于必須性強的實物商品或服務商品的采購,我們一直在堅持推進和京東企業(yè)業(yè)務的合作,借助數(shù)字化采購解決方案,持續(xù)優(yōu)化采購管理流程,實現(xiàn)資金預算、需求計劃、對賬結(jié)算、開票、售后質(zhì)保等全流程的高效協(xié)同。”

但對于一些可調(diào)控的物資采購,新氧開始以輕運營的模式來降低投入成本。比如員工使用的電腦,新氧開始采用租賃模式,來落實“輕資產(chǎn)化經(jīng)營”策略,減小現(xiàn)金流壓力;包括原先公司隨處可見的綠植,行政部也重新進行了評估,優(yōu)先保障大堂、會議室、辦公室等公共區(qū)域的美觀,其他的區(qū)域則盡量減少綠植覆蓋;資產(chǎn)類也是同理,比如微波爐冰箱,行政部也秉承“壞了先修、修不好再換”的原則,效減少了更換頻率,變相實現(xiàn)了降本。”

面向2023年,新氧提出了全新的發(fā)展戰(zhàn)略,實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務的進一步升級,落地產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)的戰(zhàn)略,助力品牌和商家提供更優(yōu)化服務。關亮所在的行政部也設定了2023年的部門目標,關亮說道,“今年行政部最迫切的需求依然是降本增效,我們會在數(shù)字化采購領域開展更多的嘗試,探索更多降本提效的可能性。”

本文來源：財經(jīng)報道網(wǎng)

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